APS Decision Matrix, Planning for Second Quarter & Kindergarten/Preschool Academies

Spanish translation of this page

 

Dear APS Parents and Guardians,

This pandemic has created much concern and uncertainty for all of us. Please know that as a district we have been working very hard to understand and appropriately respond to the concerns of our students, parents, teachers and staff especially as we plan for a potential return to in-person learning for the second quarter.

Part of that planning has included creating a decision matrix (see slide 8) that is multi-dimensional with 9 indicators. It relies heavily upon public health measures that are available on the Colorado Department of Public Health and Environment and/or Tri-County Health Department websites. As you can see from this Board presentation, the matrix was revised after sharing an initial draft with Tri-County and the Aurora Education Association.

The matrix was approved by the APS Board of Education during their meeting on Sept. 1. It authorizes me as the Superintendent to implement a model (e.g. hybrid, cohort, remote)  aligned with the matrix, recognizing that the various phases will be determined based upon my ongoing review of implementation. 

Our decision matrix considers health data specific to our community and school and district conditions including the level of personal protective equipment (PPE) supplies and staff COVID-19 testing.

I plan to use this matrix to make a decision on Sept. 15 about returning to in-person learning for the second quarter. We will communicate decisions as quickly as possible to ensure our students, staff and families are prepared for any transition. Please know that these decisions are made by considering the updated data and science as well as ensuring that we have the proper safety protocols and systems in place to mitigate the spread of COVID-19 in all of our schools and sites. In addition, if conditions change dramatically, I will use our decision matrix to consider transitioning to a different model. 

APS has actively worked to plan and prepare for a safe return to in-person learning. Below are some of the steps we have taken over the past six months.

  • Developed comprehensive Recovery Plans over several months to address student and staff needs in the following areas: Academic, Social/Behavioral, Physical/Structural and Business Operations
  • APS Health Services staff have worked closely with the Tri-County Health Department to review APS health guidelines and procedures for a safe return to school. In addition, all school nurses have received additional training and support specific to COVID-19 response.
  • COVID-19 Teams including school leaders and nurses have been identified for every school. These teams have received training on response to positive cases, exposures and symptoms.
  • Custodial staff have been conducting intense and regular disinfecting of all schools. They receive ongoing training and guidance on disinfecting and cleaning.
  • All HVAC system filters are being updated and APS is changing air circulation processes to exceed health department guidance.
  • Additional hand sanitation stations have been strategically placed throughout schools because schools will require and encourage frequent hand washing throughout the day.
  • Additional signage to encourage social distancing, frequent handwashing and one-directional traffic have been placed throughout schools.
  • Every classroom will have a spray bottle filled with a solution of disinfectant to use on surfaces throughout the day.
  • About 1200 students with specialized learning needs have been taking part in in-person learning opportunities over the past few weeks. This includes students with special needs, newcomer students and career and technical education students at Pickens Technical College. We continue to apply what we have learned from these groups across the district.
  • APS district staff have participated in weekly meetings with other school district leaders to learn from fellow school districts that have already returned to in-person learning.

Preschool/Kindergarten Academies Starting Sept. 28
We recognize that our youngest learners have specialized learning needs and have likely struggled the most with fully remote learning. As such, we will begin providing in-person learning opportunities for preschool and kindergarten students on Sept. 28. Preschool students will attend school in-person four days per week (Monday-Thursday). Kindergarten students will be attending two days per week. Schools will be dividing kindergarten students into two groups: an “A” and “B” group. Kindergarten students in the “A” group will attend school on Monday and Tuesday and “B” group kindergarten students will attend on Wednesday and Thursday.

Preschool Students
Families with children ages 3 or 4 on or before Oct. 1, 2020 must complete an online screening  to be considered for the APS Preschool Program. Please follow the four-step process below.

  1. Screen at ece.aurorak12.org/screenings.
  2. Wait for a placement confirmation email from ECE. Screening does not guarantee placement.
  3. Register your student online at admissions.aurorak12.org.
  4. Enroll at the child’s school.

If your student has already been placed in a preschool program, you do not need to complete another screening.

Kindergarten Students
If your student completed preschool in APS and you have not checked them in for kindergarten for the 2020-21 school year, please do so as soon as possible using the APS Student Check in System. If your student is new to APS, you must register them in the district using our Online Registration Tool.

Contact your preschool or kindergarten student’s school for more specific information about schedules and if you have additional questions about in-person learning.

Please know that we are working hard to provide healthy environments and will continue to do so. In the coming weeks, we will evaluate the best data available to us and make decisions based upon the best science available to us. I thank you for your continued partnership and support.

- Superintendent Rico Munn


Esquema de decisión de APS, planificación para el segundo trimestre y las academias de Kínder/Preescolar

Estimados padres y tutores de los estudiantes de APS:

Esta pandemia ha ocasionado bastante inquietud e incertidumbre para todos. Nosotros, como distrito escolar, hemos estado trabajando arduamente para entender y responder de manera adecuada ante las inquietudes de nuestros estudiantes, padres de familia, maestros y miembros del personal, especialmente a medida que hacemos los planes para un posible regreso a las clases en persona en el segundo trimestre.

Parte de la planificación incluye la creación de un esquema de decisión multidimensional con 9 indicadores (ver la diapositiva número 8). Se basa en gran parte sobre las medidas de salud pública que están disponibles en los sitios web del Departamento de Salud Pública y Medio Ambiente de Colorado (Colorado Department of Public Health and Environment) y de Tri-County Health Department. Como ustedes podrán ver según esta presentación del Consejo Directivo, este esquema se modificó después de compartir una versión preliminar con Tri-County Health Department y Aurora Education Association.

El esquema fue aprobado por el Consejo Directivo de Educación de APS en su reunión del 1° de septiembre. Me autoriza, como Superintendente, a implementar una modalidad de aprendizaje (p. ej. híbrido, con grupos fijos (cohort), en línea) que se ajuste al esquema, tomando en cuenta que las diversas fases se determinarán según las evaluaciones de implementación que haré regularmente.

En nuestro esquema de decisión se consideran los datos que aplican para nuestra comunidad y las condiciones específicas para nuestras escuelas y distrito escolar, incluyendo la cantidad de suministros de equipos de protección individual (personal protective equipment / PPE) y las pruebas de COVID-19 para los miembros del personal.

Tengo previsto utilizar este esquema para tomar una decisión el día 15 de septiembre sobre el regreso a las clases en persona para el segundo trimestre. Estaremos comunicando nuestras decisiones a la mayor brevedad posible para asegurar que nuestros estudiantes, sus familias, y el personal, estén preparados para cualquier transición. Estas decisiones se hacen tomando en consideración los datos actualizados y los aspectos científicos, junto con la garantía de tener los protocolos adecuados de seguridad y los sistemas establecidos para poder mitigar la propagación de COVID-19 en todas nuestras escuelas e instalaciones. Además, si las condiciones condicion, emplearé nuestro esquema de decisión para realizar la transición a otro modelo de aprendizaje diferente.

APS ha dedicado mucho esfuerzo para elaborar un plan y prepararnos para un regreso seguro a las clases en persona. A continuación podrán ver algunos de los pasos que hemos tomado en los últimos seis meses:

  • Creado planes de recuperación integrales, a lo largo de varios meses, para abordar las necesidades de los estudiantes y el personal en los siguientes aspectos: académico, social/conductual, físico/estructural y las operaciones de negocio
  • El personal del Departamento de Servicios de Salud de APS (APS Health Services) ha trabajado muy cerca con Tri-County Health Department para revisar las pautas de salud de APS y los procedimientos para un regreso seguro a clases. Además, todos los miembros del personal de enfermería en las escuelas han recibido capacitación adicional y apoyo específicamente para reaccionar ante el COVID-19.
  • En todas las escuelas se han identificado equipos especiales para el COVID-19 que incluyen a los dirigentes escolares y las enfermeras. Estos equipos han recibido capacitación para manejar situaciones cuando hay casos positivos, exposición al virus, y cuando se presentan síntomas.
  • El personal de mantenimiento ha realizado con regularidad los trabajos de desinfección en todas las escuelas. Ellos continuamente reciben capacitación y orientación sobre los procesos de limpieza y desinfección.
  • Todos los filtros de los sistemas de calefacción,ventilación y aire acondicionado (HVAC) se están actualizando y el distrito escolar está cambiando los procesos de circulación para exceder las medidas recomendadas por el departamento de salud.
  • Se han colocado más estaciones de higiene de manos de manera estratégica a lo largo de las escuelas porque el aseo frecuente de las manos será algo que las escuelas estarán requiriendo y animando a que todos los estudiantes practiquen durante el día de clases.
  • En todas las escuelas se han colocado una mayor cantidad de letreros para animar el distanciamiento social, el aseo frecuente de las manos y para guiar el tráfico de personas en un sólo sentido.
  • Todos los salones de clases tendrán un atomizador con desinfectante que se puede utilizar para limpiar las superficies a lo largo del día.
  • En estas últimas semanas, alrededor de 1,200 estudiantes con necesidades especiales de aprendizaje han participado en oportunidades de aprendizaje en persona. Esto incluye a estudiantes con necesidades especiales, estudiantes recién llegados y estudiantes de la escuela técnica y vocacional Pickens Technical College. Continuamos poniendo en práctica lo que hemos aprendido por medio de estos grupos a lo largo del distrito.
  • El personal distrital de APS ha participado en reuniones semanales con los dirigentes de otros distritos escolares para aprender de los colegas en otros distritos escolares que ya han realizado el regreso a las clases en persona.

Las Academias para Estudiantes en Preescolar y Kínder dan inicio el 28 de septiembre

Reconocemos que nuestros estudiantes más pequeños tienen necesidades de aprendizaje que son especiales. Muy probablemente, estos niños son los que han tenido la mayor dificultad con el aprendizaje que es totalmente en línea. Siendo así, empezaremos a proporcionar oportunidades de aprendizaje en persona para estudiantes de preescolar y kínder el día 28 de septiembre. Los estudiantes de preescolar asistirán a clases en persona cuatro días por semana (lunes a jueves). Los estudiantes de kínder asistirán a clases en persona dos días por semana. Las escuelas estarán dividiendo a los estudiantes en dos grupos: el grupo “A” y el grupo “B”. Los estudiantes del grupo “A” asistirán a clases los días lunes y martes y los estudiantes del grupo “B” asistirán a clases los días miercoloes y jueves.

Estudiantes de Preescolar

Las familias con niños que tengan las edades de 3 o 4 años en o antes del 1° de octubre de 2020 deberán completar una evaluación en línea para que se les considere para el Programa Preescolar de APS. Por favor, sigan los cuatro pasos a continuación:

  1. Completar la evaluación en el sitio web ece.aurorak12.org/screenings.
  2. Esperar una confirmación de parte de ECE. Llenar la evaluación no es garantía de que su hijo ha sido colocado.
  3. Inscribir a su hijo en línea en el sitio web admissions.aurorak12.org.
  4. Matricularlo en la escuela del niño.

Si su hijo ya ha sido colocado en un programa preescolar, no es necesario completar otra evaluación.

Estudiantes de Kínder
Si su hijo ha terminado la preescolar en APS y usted no lo ha inscrito en kínder para el año escolar 2020-21, por favor, hágalo en cuanto antes posible por medio del sistema para actualizar los datos de los estudiantes. Si su hijo es un estudiante de nuevo ingreso en APS, deberá inscribirlo en el distrito escolar utilizando nuestra herramienta de registración en línea.

Comuníquese con la escuela de su hijo de edad preescolar o de kínder para averiguar más información sobre los horarios y si tiene cualquier pregunta adicional sobre el aprendizaje en persona.

Por favor, queremos que sepan que estamos haciendo esfuerzos para proveer entornos de aprendizaje que son saludables. Seguiremos haciendo esto. En las próximas semanas, estaremos evaluando la información más pertinente que tengamos disponible y tomaremos las decisiones con base en los datos científicos que tengamos a nuestra disposición. Les agradezco por su colaboración continua y por su apoyo.

- Superintendente Rico Munn